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Tre accorgimenti per preparare gli utenti alla migrazione dei dati alla cloud
6 giugno 2018
Pubblicato da Paul Williams, Strategic Cloud Engineer
Quando ci apprestiamo a migrare un sistema legacy a una soluzione di analisi basata su cloud, noi ingegneri spesso ci concentriamo sui vantaggi tecnici: le query verranno eseguite più velocemente, più dati potranno essere elaborati e lo storage non avrà più limiti. Per i team IT questi sono sviluppi positivi e significativi per l'azienda. Gli utenti finali, tuttavia, potrebbero non cogliere immediatamente i vantaggi offerti da questa innovazione tecnologica (e della cultura interna). Per gli utenti finali l'esecuzione di macro nel software per i fogli di calcolo preferiti o l'attesa di una query che restituisce dati dopo qualche giorno (e pianificare il progetto di conseguenza) è la normalità. Spesso e volentieri non vedono le modifiche allo stack tecnologico come un vantaggio, bensì come un ostacolo. Devono imparare strumenti nuovi, cambiare i flussi di lavoro e adattarsi alla nuova situazione con dati archiviati a distanza di pochi millisecondi, e questo gli può sembrare oneroso.
È importante tenere a mente questi utenti in tutte le fasi della migrazione ai servizi cloud. Ho collaborato con molte aziende durante questa transizione e ho notato quanto sia facile dimenticare gli utenti finali durante il processo, finché non ricevi una valanga di ticket di supporto per farti sapere che i loro metodi provati e testati di analisi dei dati non funzionano più. Questi ticket aggiuntivi contribuiscono al sovraccarico operativo dei dipartimenti IT e di supporto riducendo il numero di ore dedicate a mansioni utili e trasformative, ovvero all'analisi della grande quantità di dati disponibili. Invece potrebbe capitarti di dover perdere tempo con questi vecchi e scomodi processi per cercare di adattarli al nuovo mondo cloud, perché non hai il tempo di passare a un approccio che metta la cloud al primo posto.
Ci sono alcuni accorgimenti importanti da adottare per eseguire una migrazione fluida degli utenti aziendali a questo approccio basato sulla cloud.
1. Comprendere l'ambito
Ci sono alcune domande che dovresti rivolgere al tuo team e a qualsiasi altro team all'interno dell'organizzazione che gestirà i dati archiviati o utilizzati.
Da dove provengono i dati?
Quanti dati elaboriamo?
Quali strumenti usiamo per impiegare e analizzare i dati?
Cosa succede ai risultati che raccogliamo?
Una volta apprese le nozioni fondamentali durante la valutazione iniziale di una potenziale migrazione dei dati, comprenderai il vero impatto che tale progetto avrà sugli utenti che utilizzano i dati in questione. Raramente si tratta di un semplice "punta il tuo strumento verso la nuova direzione". Una migrazione potrebbe incrementate significativamente i costi relativi alla larghezza di banda se gli strumenti non sono stati ottimizzati secondo un approccio basato su cloud, ad esempio, scaricando l'intero set di dati prima di analizzare il sottoinsieme richiesto.
Per evitare problemi del genere, conduci interviste con i team che utilizzano i dati. Cerca di capire come usano e gestiscono i dati a cui hanno accesso e innanzitutto in quale modo ottengono l'accesso a tali dati. Tutto ciò dovrà essere replicato nel nuovo approccio basato su cloud e probabilmente non verrà mappato direttamente. Prendi in considerazione l'utilizzo di IAM in modo non invasivo per garantire ai team l'accesso ai dati di cui hanno bisogno. Ciò consente di espandere l'ambito in modo facile e indolore in futuro. Comprendi gli strumenti in uso oggi e contatta i fornitori per chiarire eventuali dubbi. Non dare per scontato che uno strumento funzioni in un certo modo se non hai documentazione e prove adeguate. Potrebbe sembrare che lo strumento interroghi solo la piccola sezione di dati che richiede, ma non puoi sapere cosa succede dietro le quinte a meno che non l'abbia scritto tu stesso!
Una volta raccolte queste informazioni, crea delle linee guida chiare sui nuovi strumenti di analisi da utilizzare dopo una migrazione alla cloud e se sono da intendere come sostitutivi o complementari agli strumenti esistenti. A questo punto è importante avere delle opinioni precise. I tuoi utenti si rivolgeranno a te in cerca di indicazioni e supporto sui nuovi strumenti. Poiché avrai già approfondito con loro l'argomento, conoscerai i casi d'uso specifici e potrai offrire raccomandazioni precise e pratiche sugli strumenti. Ciò consente anche di valutare i requisiti di formazione. Non puoi aspettarti che gli utenti adoperino i nuovi strumenti e siano immediatamente produttivi come lo erano prima. Offri la formazione necessaria per acquisire familiarità con i nuovi strumenti prima che avvenga la migrazione.
2. Individuare i campioni
A volte i team o i singoli individui si oppongono al cambiamento tecnologico. Ciò può essere dovuto a una serie di motivi, tra cui paura di perdere il lavoro, dimestichezza con i metodi esistenti o mancata comprensione degli obiettivi del progetto. Trovando e utilizzando i campioni all'interno di ogni team, puoi risolvere una serie di problemi:
Problemi di formazione.
La formazione di massa è impersonale e non può essere adattata al team. I campioni possono offrire una formazione personalizzata efficace per il proprio team.
Difficoltà di transizione.
Le difficoltà specifiche di ogni team possono essere complesse da monitorare e gestire. Dando a ogni team una voce tramite il loro campione, gli utenti si sentiranno più coinvolti nel progetto e i loro problemi saranno risolti con maggiore probabilità, riducendo così l'attrito nelle fasi finali.
Team di supporto sovraccarichi.
I campioni diventano anche la voce del progetto all'interno del team. Ciò può avere l'effetto di ridurre il carico di lavoro di supporto nei giorni, nelle settimane e nei mesi durante e dopo una migrazione, poiché il campione può essere il primo punto di riferimento quando le cose non funzionano come previsto.
Non sottovalutare l'importanza di avere persone che rappresentino il progetto nei rispettivi team piuttosto che qualcuno esterno al team che propone il passaggio a un flusso di lavoro stabilito. Il primo ha molte più probabilità di essere accolto favorevolmente.
3. Promuovere la trasformazione della cloud
È molto probabile che gli attuali metodi di importazione e analisi, e forse anche i metodi di output e archiviazione dei dati, siano non ottimali o, peggio, inutilizzabili nel nuovo modello cloud. È importante che i team siano adeguatamente formati su questi cambiamenti. Per agevolare la transizione, considera l'idea di adottare questi approcci per informare gli utenti e consentire loro di sperimentare.
Promuovi e sviluppa la comprensione della potenza della cloud per gestire i dati. È un'opportunità per richiedere dati che altrimenti potrebbero essere stati bloccati prima a causa di limiti di tempo, incompatibilità con il software o persino perché non si sapeva che fosse possibile ricercarli. Combinando i set di dati, tu e i tuoi team potete diventare più oggettivi e ottenere risultati migliori che rispondano a domande più precise e importanti? Inevitabilmente, la risposta è sì.
Nel caso in cui uno strumento esistente continuerà a essere utilizzato, sarà fondamentale fornire ai team i nuovi percorsi dei dati e le istruzioni per la riconfigurazione delle applicazioni. È importante che questo sia comunicato, indipendentemente dal fatto che il cambiamento sarà evidente all'utente. Indubbiamente le configurazioni personalizzate non funzioneranno tutte perfettamente ma è possibile ridurre il disappunto fornendo le giuste informazioni.
Sviluppare e creare nuovi strumenti in anticipo, piuttosto che durante o dopo la migrazione, offre la possibilità ai team di familiarizzare, apprendere e sviluppare i nuovi strumenti richiesti. Per esempio si potrebbe semplicemente adoperare un sottoinsieme statico di dati estratti dalla configurazione esistente, creando una sandbox in cui gli utenti possano analizzare e gestire dati noti con nuovi strumenti. Così contribuirai ad accelerare l'adozione di questi strumenti e a creare una certa anticipazione (i tuoi campioni sono una buona risorsa a questo fine).
Durante il passaggio alla cloud ricorda i vantaggi da non sottovalutare. Le analisi non dovranno più durare giorni. Anzi, potrai ottenere le risposte quando ne hai bisogno. Ciò consentirà agli analisti di creare dati utili e significativi piuttosto che sfornare ripetutamente gli stessi report. Permetterà agli utenti di accedere alle informazioni più liberamente, senza doversi rivolgere a un analista, grazie ai dashboard e agli strumenti disponibili. Ma questi messaggi più generali devono essere adattati alle specifiche esigenze dei team, mostrandone le potenzialità e creando entusiasmo e il desiderio di farne uso! Così facendo, favoriranno queste grandi innovazioni tecnologiche e chi le usa ogni giorno.
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